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10 erreurs régulières des prestataires des fêtes : comment les éviter ?

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10 erreurs régulières des prestataires des fêtes : comment les éviter ?

Plusieurs prestataires de services liés à l'organisation d'une fête de mariage, de baptême, de promotion professionnelle, de réussite… voient leurs clients partir pour toujours. Pourtant personnellement ils sont convaincus qu'ils leur ont fourni le meilleur service lors de la dernière prestation. Ainsi, certains Dj, coiffeuse, décoratrice, fleuriste ou même service traiteur, se demandent pourquoi certains de leurs clients ne veulent plus entendre parler d'eux. Si certaines causes de ce désamour peuvent se retrouver ailleurs, la majorité réside dans quelques petites erreurs ou négligences causées pendant la prestation par ces prestataires.

Afin de vous éviter de tomber dans ces pièges pendant vos prestations, Mariage Afro vous propose ci-dessous comment éviter 10 des plus régulières.

Les 10 erreurs régulières

1- Oups !!! ma batterie est faible… : Les « petits pêchés » du photographe

La première mission d'un preneur d'image dans une fête, est d'immortaliser les moments forts que vivent les différents invités. Cependant, l'impréparation ou la négligence de certains photographes aboutit souvent à des fautes non rattrapables dont voici quelques-unes :

  • Batterie de rechange, ou Chargeur de batterie oubliée.
    Le photographe en plein séance photo est souvent surpris de la faiblesse de sa batterie alors qu'il y a encore beaucoup de choses à filmer, ou bien que la fête à mise plus de temps que prévu.
    Afin d'éviter ce désagrément un bon photographe doit toujours disposer d'au moins une batterie de rechange (pleine), et emporter sur le lieu de l'évènement tous les accessoires de l'appareil photo (chargeur, câbles, et autres accessoires)

  • Carte mémoire pleine ou pellicule insuffisante.
    Il en va de même pour les supports de stockage telle la pellicule ou la carte mémoire. Bien qu'utilisé de moins en moins, certains photographes amoureux de l'argentique continuent à utiliser les pellicules pour stocker les images. Contrairement à la carte mémoire dont la capacité est évaluée en bite ou octet, la capacité des pellicules est évaluée en nombre de photos qu'ils peuvent contenir.

Pour éviter d'être surpris par le manque d'espace de stockage, le bon photographe doit toujours prévoir des pellicules et des cartes mémoire de réserve. Par ailleurs, il est conseillé d'apporter sur les lieux de la fête, un ordinateur ou un autre périphérique de stockage qui permettra de décharger les cartes mémoires afin de libérer l'espace de stockage.

2-Mince ! j'ai filmé sans enregistrer… : La plus grosse bêtise du vidéaste

Certains cameramen se livrent souvent à de petites négligences telles que filmer avec une bande d'enregistrement sale ou non effacée, manquer de bande ou d'espace de stockage (sur carte mémoire ou sur le disque) en pleine fête et au beau milieu de la nuit, batterie de la camera déchargée alors qu'il n'y a ni batterie de rechange ni chargeur…

A ces erreurs mineures, nous recommandons la même rigueur professionnelle que chez les photographes, à savoir : toujours prévoir les outils et accessoires de rechange avant le début de tout travail.Cependant, aussi curieuse que cela puisse paraître, certaines erreurs de cameramen sont plutôt anecdotiques. En voici le témoignage malheureux d'un ancien Cameraman parisien :

« Un jour, nous couvrions en vidéo un prestigieux mariage d'un riche couple franco-africain dans un palace parisienne. Après qu'on eut installé et vérifié toutes les caméras et lumières. Le MC demanda à toute la salle de se préparer à accueillir l'entrée solennelle des nouveaux mariés. Le réalisateur nous fit signe d'être prêt à chopper tous les moments forts de cet instant. Soudain le couple fit son entrée artistique avec une chorégraphie originale du titre When a man love a woman de Percy Sladge.

Après ce moment fort, le réalisateur fût convaincu que je n'ai raté aucune image du public, et que mon collègue n'a raté aucune image des « mariés-artistes ». Mais grande fût sa surprise lorsqu'à la fin de l'évènement mon collègue caméraman lui confia son erreur : Mince… j'ai filmé sans enregistrer !

Les nouveaux mariés n'ont jamais pardonné cette erreur grave, causé par notre entreprise qui fit faillite par la suite. »
Pourtant, ce malheureux cameraman pouvait éviter l'irréparable s'il avait tout simplement appuyé sur le bouton « enregistrer ».

3-Des faire-part pleins de fautes de grammaire et d'infographie

Plusieurs infographistes ne prennent pas la peine de faire relire les faire-part qu'ils conçoivent. C'est ainsi que l'on peut parfois retrouver sur ces documents importants, des fautes de grammaire, des photos non traitées voire même des designs non achevés. Plus graves sont les erreurs sur les noms des mariés.

Le faire-part est le premier document à partir duquel certaines personnes jugent le sérieux et l'importance de l'évènement. Il permet aussi de mesurer le niveau de vie, d'émancipation, de classe ou de culture de ceux qui invitent. Un faire-part mal fait, peut amener celui qui le reçoit à prendre l'évènement à la légère, et à porter un jugement négatif sur les commanditaires.

Et pourtant, l'infographiste peut éviter ce désagrément tout simplement en faisant corriger sa maquette soit par les commanditaires, soit par des personnes avisées.

4-Les indésirables fleurs fanées du décorateur

Aujourd'hui les fleurs synthétiques ont inondé le marché et rendent parfois facile le travail des décorateurs. Et dans ce cas, il ne suffit que de savoir les harmoniser avec les couleurs et le thème de la fête. Toutefois, certains clients continuent à vouer une véritable passion pour les fleurs naturelles et leurs parfums de rêve. Dans ce cas le décorateur est soumis à plusieurs difficultés que confère la fragilité de ces dons de la nature.

Lorsque la fête se déroule dehors (dans un jardin), l'assèchement est l'une de ces difficultés majeures sus-évoquées. Le décorateur, sous peine de présenter au moment venu des fleurs fanées aux respectables convives, doit prendre toutes les précautions pour éviter l'assèchement des fleurs de décoration. Ici deux principales précautions sont à prendre :

  • La prise en compte de la météo avant de disposer les fleurs. En effet, en plein été où les températures atteignent souvent des records, il serait mal indiqué d'exposer des fleurs toute une journée alors que la fête aura lieu plutôt dans l'après-midi ou dans la soirée. Le mieux ici est de placer l'exposition des fleurs comme dernière étape de la décoration. A moins que ces bouquets soient protégés par des parasols.

  • Le rafraichissement des fleurs est aussi une solution. En effet, en dehors de l'aspersion des bouquets accrochés ou suspendus, il ne faut surtout pas oublier de mettre de l'eau (avec du sucre ou autre produit indiqué) dans les vases contenant les autres fleurs.

5-La robe de la mariée était confondue…

Les loueurs de tenue de fête tombent régulièrement dans des petites erreurs, dont les plus importantes sont : la confusion de tenue, les mauvaises retouches de dernières heures et le retard de livraison.

  • La confusion de tenue intervient le plus souvent au moment de la préparation de la commande, où un numéro est malencontreusement attribué à une tenue qui ne lui était pas destiné au départ. Ainsi par exemple, la robe numéro 15 de Florence est attribuée au numéro 28 de Lynda.

  • Les mauvaises retouches de dernières heures sont le plus souvent constatées à la dernière minute. Elles sont issues de la négligence du loueur qui n'a pas pris le temps de bien faire toutes les retouches demandées lors de la commande, mettant ainsi le client devant les faits accomplis.

  • Certaines tenues sont carrément livrées soit en retard, soit à une personne non indiquée de la famille, soit sans la totalité des accessoires... Pour éviter ces désagréments qui retardent la fête, il faut toujours livrer la tenue au moins une demi-journée à l'avance afin de permettre certaines vérifications. Mais surtout au moment de la commande, une personne chargée de gérer la commande et une autre chargée de réceptionner la commande (proche de la mariée) doivent être expressément designées.

6-Une salle de fête « tristement inoubliable »…

Rien n'est désagréable pendant une fête qu'une toiture qui suinte et mouille les invités, qu'une panne de courant qui survient en plein fête, qu'un animal qui survient dans le jardin et sème la panique. Rien n'est plus horrible qu'une toilette nauséabonde pendant la fête, Etc. Les petites erreurs des loueurs de salle sont nombreuses.

Pour les éviter, le louer de salle doit toujours avant la fête, procéder aux dernières vérifications techniques (électricité, issues de sécurité, extincteurs, serrures et clés…). Avant et pendant la fête, il doit toujours charger quelqu'un pour veiller à ce que les toilettes restent permanemment propres et désodorisées. La sécurité des lieux relève aussi de sa compétence. Ainsi, il mettra tout en œuvre pour garantir la sécurité des invités.

7-La voiture des mariés ne bougeait plus …

Ceci est un extrait de l'histoire d'un mariage à Marseille : « Nous fument très horrifiés lorsqu'en plein milieu du pont, la voiture des mariés ne bougea plus, créant derrière nous une longue file de voiture et un concert de klaxon de chauffeurs très énervés… »

Le plus souvent les voitures de noce sont des modèles très anciens (cabriolet, rall royce, mercedes benz, coccinelle…); et comme toute bonne vielle dame, elles ont leurs caprices de dernières minutes, et peuvent lâcher les mariés en plein cortège.

Bien que pousser la voiture des mariés est parfois plus romantique que triste, cet imprévu peut gâter totalement la fête. Les mêmes vérifications techniques avant-livraison sus-évoquées, sont recommandées aux loueurs de voiture de noce. Et par sécurité, bien qu'une voiture de rechange doive toujours être prête et près, il est prudent d'affecter un mécanicien dans le cortège (pourquoi pas le chauffeur lui-même).

8-Les ongles perdus de la mariée…

Les tâches de l'esthéticien sont souvent les plus délicates, étant donné que certaines d'entre-elles interviennent en dernière minute avant la fête. Et que le plus souvent, les couples apprécient leurs beautés plutôt après la fête (dans les images). Ainsi l'esthéticienne ou l'esthéticien doit naviguer entre la recherche de la conversion de la mariée en princesse de rêve, et la gestion du stress d'une femme émue ou nerveuse.

Malgré leur professionnalisme, les esthéticiens font face le plus souvent à quelques problèmes comme les ongles ou les cils cassés ou oubliés, les produits de maquillage non-adaptés, le mauvais mariage de couleurs ou de teint…

En dehors de disposer toujours des objets et pièces de rechange, un bon esthéticien doit toujours savoir cacher les défauts du maquillage en usant des astuces artistiques. Ainsi par exemple, si un ongle se casse à la dernière minute alors qu'il n'y en a plus en stock, il va falloir retailler tous les autres pour les mettre au même niveau que celui cassée.

En outre, les fêtes de mariages sont des moments ou les couples expriment en général leur émotion par les larmes. Devant cette réaction naturelle qui détériore parfois le maquillage, le maquilleur doit toujours prévoir une solution. Un bon maquilleur doit aussi rechercher les produits adaptés au corps des mariés, afin d'éviter des allergies à la dernière minute.

9-Les petits manquements du coiffeur

En général lorsqu'une coiffure choisie par une personne ne lui plaît pas après sa réalisation, elle se plaint moins. Et dans ce cas le coiffeur n'a le choix qu'entre refaire une autre (s'il y a encore du temps) ou y apporter des modifications pour convaincre la mariée ou le marié. Toutefois, quelques soit les prouesses d'un coiffeur, il peut faire face à certains manquements de dernière minutes, dus par exemple à la texture de la chevelure, ou à la forme de la coiffure…

Une couronne ou un chignon qui tombe pendant la fête, ne fais pas toujours des heureux.

A cet effet, une bonne coiffure de mariage, doit durer le plus possible (au moins le temps de la fête), il doit pouvoir permettre l'accrochage du voile sans trop de difficulté, le dépôt de la couronne ou du chignon sans qu'ils ne tombent. En outre, toute coiffure de mariage doit s'harmoniser au maquillage du marié et surtout de la mariée.

10-Quel service traiteur !!!

Les repas et les boissons font parties des choses les plus importantes d'une fête. Ils constituent en quelque sorte la seule « communion » matérielle entre les inviteurs et les invités. Mais en général, la responsabilité de la réussite et l'appréciation de cette communion, dépend plutôt du traiteur à qui la tâche a été confiée.

Ainsi, a-t-on souvent coutume d'entendre « qu'une fête a bien réussie si l'on y a bien mangé et bien bue… ». Ce qui suppose de la part du service traiteur, un maximum de rigueur. En effet, la cuisine est devenue un art. Les gens ne se contentent plus seulement du goût des plats mijotés, mais aussi de tout ce qui entoure la présentation et le service de ces plats.

Les invités peuvent tous rejeter la plus belle recette du Monde à cause de sa mauvaise présentation par les hôtesses chargées de le faire. Certains plats froids ou mal cuits, certains vins ou un repas mal conservés peuvent entraîner de sérieux problèmes digestifs chez certaines personnes.

Dès lors, en dehors des précautions minimales et obligatoires que sont l'hygiène, la propreté, la bonne conservation et la bonne cuisson des aliments ; un bon traiteur doit ajouter beaucoup de touche artistiques à ses plats : bonne disposition du buffet, bonne décoration des tables, bonne tenue et bonne présentation des hôtesses (ongles propres, chevelures couvertes, sourire accueillants, bonne posture…)

En outre, pour éviter de tomber dans les erreurs habituelles des traiteurs véreux, un bon traiteur doit respecter scrupuleusement la commande passée par le client, et veiller à ce que les produits commandés ne soient pas des produits contrefaits (vins, champagne, whisky…). C'est le client qui estime les goûts de ses invités. Le traiteur doit informer immédiatement le client au cas où il ne retrouve sur le marché, un des produits commandés par le client. Le client proposera une autre marque à prendre.

Quelques astuces pour éviter ces mauvaises surprises

  • Visiter les lieux (repérage) où se déroulera la fête pour voir les différentes difficultés (source d'énergie, reliefs…)
  • Faire si possible un plan des lieux et un inventaire du matériel et des produits qu'il faudra.
  • Lister du matériel plusieurs jours avant l'évènement
  • Préparer le matériel quelques jours avant l'évènement
  • Informer le client en cas de manque d'un produit qu'il a commandé
  • Informer le client d'une panne ou d'un dysfonctionnement de l'appareil que vous lui avez présenté
  • Informer le client des difficultés rencontrées dans la préparation de votre prestation
  • Proposer quelques idées ou alternatives au client

Que conclure ?

Les ratés d'une fête ne sont jamais rattrapables, même si vous réorganisez totalement la fête. Pourtant il avait juste suffit d'être un peu organisé et concentré. Une fête est parfois un projet de vie qui s'est préparé pendant longtemps. A cet effet, le client impatient ou intolérant ne pourra jamais vous pardonner d'avoir fait rater sa fête. C'est pour ces raisons que chaque prestataire qui participe à la réalisation de ces moments uniques, doit tout mettre en œuvre pour éviter la mauvaise surprise, et rester positivement gravé dans la mémoire de ses clients.

Mariage Afro (c)

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